Etapele procesului de certificare

Procesul de consultanta este constituit din mai multe etape standard. In derularea acestor etape variaza durata alocata fiecareia in functie de de profilul afacerii si de complexitatea sistemului de management supuse analizei.

• 1. Prima etapa - initierea procesului de consultanta
  - Stabilirea contactului
  - Discutii introductive
  - Negocierea clauzelor contractuale
  - Semnarea contractului de consultanta

• 2. A doua etapa - evaluarea initiala care are ca obiective:
  - Compararea sistemului actual de desfasurare a activitatii cu cerintele standardului de referinta
  - Identificarea elementelor tehnico-organizatorice si practici curente
  - Identificarea situatiilor neconforme fata de cerintele standardului de referinta
  - Identificarea punctelor critice ale fluxului de activitati, deficiente, care implica costuri suplimentare pentru organizatie
  - Evaluarea Resurselor umane si materiale existente
  - Evaluarea sistemele de inregistrari si evidenta existente

• 3. A treia etapa - proiectarea sistemului
  In urma Raportului de Evaluare elaborat pe baza evaluarii initiale, se trece la proiectarea documentatiei.
  In aceasta etapa au loc urmatoarele procese:
  - Identificate metodele si mijloacele necesare pentru satisfacerea cerintelor de management definite in standardul de referinta
  - Stabilirea structurii documentatiei sistemului ce urmeaza a fi implementat
  - Stabilirea unui plan de actiune pentru desfasurarea etapelor viitoare a programului de consultanta

• 4. A patra etapa - instruirea managementului
  Managementul (top si middle management) este primul care trebuie sa constientizeze importanta implementarii sistemului de management al calitatii. Ei trebuie sa instruiasca personalul aflat in subordine, succesul actiunilor viitoare depinzand intr-o foarte mare masura de aceasta comunicare.
  In acest scop, se organizeaza un curs -seminar de constientizare a echipei manageriale, cu urmatoarea tematica:
  - Calitate: concept si evolutie
  - Standarde in domeniul calitatii ISO
  - Acreditare si certificare
  - Organizarea sistemului calitatii
  - Documentatia sistemului de management al calitatii
  - Costurile calitatii

• 5. A cincea etapa - intocmirea documentatiei
  Aceasta trebuie sa contina:
  - Manualul calitatii
  - Procedurile sistemului calitatii
  - Instructiuni de lucru si descrierea de proceselor
  - Alte documente ale calitatii ( poate varia in functie de profilul de activitate)
  In aceasta etapa se alcatuieste si se defineste structura Echipei de proiect:
  - Desemnarea reprezentantului managementului pentru Asigurarea Calitatii in calitate de Coordonator de proiect
  - Alcatuirea unui Comitet de coordonare format din sefii principalelor departamente
  - Propuneri pentru echipele de lucru pentru fiecare procedura de sistem si pentru fiecare proces

• 6. A sasea etapa - implementarea
  Etapa de implementare la client, sub asistenta consultantului, a sistemului calitatii definit de catre documentele elaborate in etapa anterioara, va cuprinde urmatoarele activitati:
  - Audituri interne sub indrumarea consultantului pentru depistarea neconformitatilor sau problemelor de implementare aparute
  - Workshop-uri pentru analizarea neconformitatilor si stabilirea actiunilor corective si preventive

• 7. A saptea etapa - audit pre-certificare
  - Efectuarea unui audit al sistemului calitatii implementat, audit limitat strict la cerintele standardului de referinta
  - Acest audit se va finaliza cu un numar de rapoarte de neconformitate si cu un raport de recomandari finale
  - Consultantul recomanda un organism de certificare cu care intretine relatii de colaborare si poate asigura asistenta necesara pe toata durata certificarii

• 8. A opta etapa - asistenta in cadrul auditului de certificare
  Contactarea organismului de certificare, negocierea contractului de certificare si acordarea de asistenta la auditul de certificare.